Tổ chức thư mục cho doanh nghiệp

Cách chia bộ nhớ dùng chung theo công ty, phòng ban và dự án; khi nào tách bộ nhớ, khi nào chỉ cần thư mục; cây thư mục đánh số; phân quyền; chuyển tài liệu cũ lên; lưu trữ cuối năm; người mới vào, người nghỉ việc.

Bài này dành cho ban giám đốc, người quản trị và trưởng phòng khi đưa tài liệu của công ty lên MORA Cloud. Làm đúng từ đầu thì sau một năm, mọi người vẫn tìm ra tài liệu trong vài giây, người nghỉ việc không mang theo dữ liệu, và không ai phải hỏi "bản nào là bản mới nhất".

#Ba vấn đề cần tránh

#Mô hình ba lớp

Chia tài liệu của công ty thành ba lớp bộ nhớ dùng chung, cộng thêm Drive của tôi cho từng người:

MORA Cloud của công ty
├── Bộ nhớ dùng chung
│   ├── Tài liệu chung công ty      ← lớp 1: quy chế, biểu mẫu, thông báo — mọi người xem
│   ├── Ban Giám đốc                ← lớp 2: mỗi phòng ban một bộ nhớ
│   ├── Phòng Kế toán
│   ├── Phòng Kinh doanh
│   ├── Phòng Nhân sự
│   ├── Phòng Hành chính
│   └── Dự án Website 2026          ← lớp 3: mỗi dự án liên phòng một bộ nhớ
└── Drive của tôi (mỗi người)       ← bản nháp, việc cá nhân, chưa phải tài liệu chính thức

#Tách bộ nhớ hay chỉ tạo thư mục?

Câu hỏi hay gặp nhất. Quy tắc một câu:

#Đặt tên bộ nhớ

Đặt phụ đề một dòng nói rõ bộ nhớ dùng cho gì và ai được vào, ví dụ "Chứng từ, báo cáo tài chính, thuế — chỉ phòng Kế toán và Ban giám đốc". Người được thêm vào sẽ biết ngay mình đang ở đâu.

#Cây thư mục trong một bộ nhớ

#Bốn quy tắc

1. Đánh số thư mục cấp 1: 01., 02., … để giữ đúng thứ tự công việc, không bị xếp theo bảng chữ cái. Để dành 99. Lưu trữ cho tài liệu cũ.
2. Không quá 4 cấp: bộ nhớ › loại tài liệu › năm › tháng (hoặc khách hàng). Sâu hơn thì không ai nhớ đường.
3. Theo thời gian dùng năm rồi tháng: 2026 / Tháng 11 hoặc 2026 / 2026-11. Đầu năm mới chỉ cần tạo thư mục năm mới.
4. Mỗi tài liệu chỉ ở một chỗ. Cần dùng ở chỗ khác thì gửi đường liên kết, không chép thêm bản.

#Ví dụ: Phòng Kế toán

Phòng Kế toán
├── 01. Chứng từ
│   └── 2026
│       ├── Tháng 10
│       └── Tháng 11
├── 02. Báo cáo tài chính
│   └── 2026
├── 03. Hợp đồng nhà cung cấp
├── 04. Thuế
│   └── 2026
└── 99. Lưu trữ
    └── 2025

#Ví dụ: Phòng Kinh doanh

Phòng Kinh doanh
├── 01. Khách hàng
│   ├── Công ty Ánh Dương
│   └── Công ty Thành Đạt
├── 02. Báo giá mẫu
├── 03. Hợp đồng đã ký
│   └── 2026
├── 04. Báo cáo doanh số
│   └── 2026
└── 05. Tài liệu bán hàng

#Ví dụ: Dự án

Dự án Website 2026
├── 01. Yêu cầu
├── 02. Thiết kế
├── 03. Nội dung
├── 04. Biên bản họp        ← tên tệp bắt đầu bằng ngày: 2026-11-03 Họp khởi động.docx
└── 05. Nghiệm thu

Mẫu đầy đủ cho Nhân sự, Hành chính, Ban giám đốc và cho công ty 20, 50, 200 người: Mẫu cây thư mục. Quy tắc đặt tên tệp: Quy tắc đặt tên thư mục và tệp.

#Phân quyền

#Theo bộ nhớ, không theo từng tệp

• Người vào phòng nào thì thêm vào bộ nhớ của phòng đó, với vai trò phù hợp. Không chia sẻ lẻ từng thư mục cho người cùng phòng.
• Người phòng khác cần một thư mục thì người quản lý bộ nhớ chia sẻ riêng thư mục đó với Có quyền xem. Không thêm họ vào cả bộ nhớ.
• Ban giám đốc thường là thành viên Có quyền xem của mọi bộ nhớ phòng ban, trừ khi công ty có quy định khác.

#Bảng gợi ý

Đầy đủ hơn ở Bảng phân quyền.

#Chia sẻ ra ngoài

• Đặt chính sách chia sẻ ra ngoài cho cả công ty trên account.mora.vn. Công ty mới dùng nên chọn Chỉ liên kết xem và tải xuống. Xem Liên kết công khai.
• Tài liệu cần trao đổi hai chiều với khách hàng, đối tác: tạo bộ nhớ riêng cho khách đó và tạo liên kết cho bộ nhớ ấy, không mở liên kết từ bộ nhớ phòng ban.

#Dựng cây thư mục cho một bộ nhớ

Người Có quyền quản lý làm một lần khi tạo bộ nhớ:

1. Tạo bộ nhớ, đặt phụ đề và ảnh.
2. Tạo các thư mục cấp 1 có đánh số theo mẫu (Mới›Thư mục mới).
3. Tạo thư mục năm hiện tại trong các thư mục theo thời gian.
4. Sửa mô tả của bộ nhớ: ghi quy ước ngắn gọn, ví dụ "Chứng từ để theo tháng; tên tệp: YYYY-MM-DD nội dung; tài liệu năm cũ chuyển vào 99. Lưu trữ đầu tháng 1".
5. Thêm thành viên với vai trò theo bảng trên.
6. Báo cả phòng trong MORA Chat kèm Đường liên kết của bộ nhớ.

#Chuyển tài liệu cũ lên MORA Cloud

Làm theo từng phòng, mỗi phòng một tuần, đừng chuyển cả công ty một lúc.

1. Ban giám đốc chốt danh sách bộ nhớ và người quản lý của từng bộ nhớ (dùng bảng ở trên).
2. Người quản trị tạo bộ nhớ, giao quyền quản lý cho trưởng phòng.
3. Trưởng phòng dựng cây thư mục theo mẫu.
4. Nhân viên đưa tài liệu lên từ máy, ổ chung, USB: kéo thả cả thư mục, hoặc chép vào thư mục MORA Cloud trên máy bằng ứng dụng máy tính. Sắp vào đúng thư mục ngay khi đưa lên.
5. Dọn trùng: mỗi tài liệu giữ một bản mới nhất; bản cũ đã có trong phiên bản hoặc để vào 99. Lưu trữ.
6. Đặt ngày chốt: từ ngày đó, tài liệu chính thức chỉ nằm trên MORA Cloud, không lưu bản riêng trên máy hay ổ chung cũ.
7. Tài liệu đang nằm trong Drive của tôi của một người mà là tài liệu chung: chuột phải › Di chuyển tới bộ nhớ của phòng, hoặc Tạo bộ nhớ dùng chung từ mục đã chọn.

#Lưu trữ cuối năm và kết thúc dự án

Cuối năm (đầu tháng 1), người quản lý mỗi bộ nhớ:

1. Tạo thư mục năm mới trong các thư mục theo thời gian.
2. Chuyển thư mục năm thứ hai về trước vào 99. Lưu trữ (ví dụ đầu 2027: chuyển 2025 vào lưu trữ, giữ 2026 để đối chiếu).
3. Rà liên kết công khai, thu hồi liên kết không còn dùng.

Kết thúc dự án:

1. Chuyển tài liệu cần giữ lâu dài (hợp đồng, biên bản nghiệm thu) sang bộ nhớ phòng ban liên quan, hoặc giữ nguyên bộ nhớ dự án.
2. Đổi mọi thành viên sang Có quyền xem, giữ một người quản lý.
3. Thu hồi liên kết công khai.
4. Đổi tên thành "Lưu trữ – Dự án …" cho dễ nhận ra. Chỉ Tắt khi chắc không ai cần mở nữa.

#Người mới vào, người nghỉ việc

#Ai chịu trách nhiệm gì

#Sai lầm thường gặp