Quy tắc đặt tên thư mục và tệp
Quy tắc đặt tên thống nhất cho bộ nhớ dùng chung, thư mục và tệp, để cả công ty tìm ra tài liệu trong vài giây.
Tên tốt trả lời được ba câu: tài liệu gì, của ai hoặc việc gì, ngày nào. Công ty nên in quy tắc này vào phần mô tả của Tài liệu chung công ty.
#Bộ nhớ dùng chung
| Loại | Mẫu | Ví dụ |
|---|---|---|
| Chung toàn công ty | Tài liệu chung công ty | Tài liệu chung công ty |
| Phòng ban | Phòng / Ban + tên | Phòng Kế toán, Ban Giám đốc |
| Chi nhánh | Chi nhánh + nơi | Chi nhánh Cần Thơ |
| Dự án | Dự án + tên + năm | Dự án Website 2026 |
| Khách hàng (trao đổi với khách) | Khách hàng + tên | Khách hàng Ánh Dương |
| Đã kết thúc | Lưu trữ – + tên cũ | Lưu trữ – Dự án Website 2026 |
#Thư mục
- Thư mục cấp 1 đánh số hai chữ số:
01. Chứng từ,02. Báo cáo tài chính. Số giữ đúng thứ tự công việc và chừa chỗ chèn thêm. 99. Lưu trữluôn ở cuối, chứa tài liệu năm cũ.- Năm viết đủ bốn số:
2026. Tháng viếtTháng 11hoặc2026-11, chọn một kiểu và dùng chung cả công ty. - Khách hàng, đối tác dùng tên giao dịch ngắn:
Công ty Ánh Dương, không viết tắt khó hiểu. - Không quá 4 cấp tính từ bộ nhớ.
#Tệp
#Mẫu chung
[Ngày] [Loại tài liệu] [Nội dung] [Đối tượng] [Phiên bản nếu cần].đuôi
| Đúng | Không nên |
|---|---|
2026-11-03 Biên bản họp khởi động dự án Website.docx |
Bien ban.docx |
Báo giá BG-2611 Công ty Ánh Dương.xlsx |
Bao gia moi nhat (2).xlsx |
HĐ-2026-018 Hợp đồng dịch vụ Ánh Dương.pdf |
scan0001.pdf |
Báo cáo doanh số tháng 10-2026.xlsx |
BC T10 final final.xlsx |
Quy chế làm việc 2026.docx |
Quy che (ban sua cua chi Mai).docx |
#Ngày tháng
- Viết năm-tháng-ngày:
2026-11-03. Tệp tự xếp đúng thứ tự thời gian khi sắp theo tên. - Ngày đặt đầu tên với biên bản, công văn, chứng từ; đặt cuối tên với báo cáo theo kỳ (
Báo cáo doanh số tháng 10-2026).
#Phiên bản
- Không thêm "final", "bản cuối", "mới nhất", "(2)" vào tên. MORA Cloud tự giữ phiên bản cũ mỗi lần lưu.
- Chỉ ghi phiên bản khi đó là bản đã chốt gửi ra ngoài:
Hồ sơ dự thầu v1.0.pdf,Hồ sơ dự thầu v1.1.pdf.
#Ký tự nên tránh
- Không dùng
\ / : * ? " < > |(Windows không cho), và không bắt đầu tên bằng dấu chấm. - Tiếng Việt có dấu, dấu cách, dấu gạch ngang đều dùng được.
- Tên ngắn gọn, dưới khoảng 100 ký tự. Đường dẫn quá dài dễ lỗi khi đồng bộ về máy Windows.
#Nhãn
Bên cạnh tên, ngăn Chi tiết › Nhãn cho gắn nhãn như Đã duyệt, Chờ ký, Bản nháp. Dùng nhãn cho trạng thái (thay đổi theo thời gian), dùng tên cho nội dung (không đổi).